基本的なメールのマナーと注意すべき点

ビジネスメールは、ビジネスにおいて非常に重要なコミュニケーションツールです。相手に失礼のないよう、基本的なマナーを守って作成することが大切です。

件名について

• 簡潔で具体的な内容: メールの内容がすぐに分かるように、件名に具体的な内容を盛り込みましょう。
• あいまいな表現は避ける: 「件名なし」や「ご報告」といったあいまいな表現は避け、具体的な行動や内容を記述します。
• 返信しやすい件名: 返信しやすいように、件名に「【返信】」や「【質問】」などの言葉を付け加えることも有効です。

宛名・挨拶について

• 適切な敬称: 相手の役職や立場に合わせた敬称を使用します。
• 丁寧な言葉遣い: 丁寧語や謙譲語を使い、相手への敬意を示します。
• 社内外で使い分ける: 社内外の相手によって、挨拶の言葉遣いを使い分けます。

本文について

• 簡潔にまとめる: 要点を簡潔にまとめ、読みやすい文章を心がけます。
• 段落分け: 長文の場合は、段落分けをして見やすくします。
• 敬語を使う: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を示します。
• 誤字脱字に注意: 誤字脱字がないか、丁寧に確認します。
• 添付ファイルの有無を明記: 添付ファイルがある場合は、必ずその旨を明記します。

締めの言葉について

• 状況に合わせた言葉を選ぶ: 状況に合わせて、適切な締めの言葉を選びます。
• 署名: 会社名、部署名、氏名、連絡先などを明記します。

その他の注意点

• 返信期限: 返信期限がある場合は、必ず明記します。
• CC/BCC: 相手に失礼のないよう、CC/BCCの使い方に注意します。
• 緊急性の有無: 緊急性の高い場合は、件名や本文の先頭に「緊急」と明記します。
• 返信の遅延: 返信が遅れる場合は、その旨を伝え、いつまでに返信できるかをお知らせします。
• 返信する場合: 元のメールの内容を引用し、返信することで、スムーズなやり取りができます。

例

件名: 【ご依頼】資料送付のお願い

本文:

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇

いつもお世話になっております。

〇〇について、資料をお願いしたいのですが、お手数ですが、以下の資料をお送りいただけますでしょうか。

• 〇〇資料
• 〇〇資料

ご多忙のところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

署名: 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇

まとめ

ビジネスメールは、会社の顔となるものです。丁寧で分かりやすいメールを作成することで、良好なビジネス関係を築くことができます。

ポイントをまとめると

• 簡潔に、具体的に
• 丁寧な言葉遣い
• 誤字脱字に注意
• 相手への配慮

これらの点を意識して、ビジネスメールを作成しましょう。

より詳しく知りたい場合は、以下の点について教えてください。

• 具体的な場面: どのような場面でビジネスメールを作成したいですか？
• 悩んでいる点: ビジネスメール作成で悩んでいることはありますか？
• 知りたいこと: ビジネスメールについて、もっと詳しく知りたいことはありますか？

関連情報

マイナビキャリレーション: https://mynavi-cr.jp/inexperience/business-mail/

メールワイズ式 お役立ちコラム: [無効な URL を削除しました]